Envíos automáticos
Envíos automáticos
Ésta funcionalidad permite poder configurar envíos en net2rent de manera que la agencia no tendrá que enviarlos manualmente. Los configuraremos desde el menú de Configuración > Envíos automáticos.
Configuración
El primer paso será definir el nombre del envío, y el tipo de solicitud a programar. Disponemos de un amplio abanico de posibilidades, solamente hay que escoger la que mejor se adapte a las necesidades y seleccionar la plantilla a adjuntar.
En este caso configuraremos un nuevo envío para agradecer la estancia a los huéspedes.
Crearemos una nueva plantilla (Configuración > Plantillas) con la información y variables que necesitamos (ver cómo crear plantillas, click aquí)
2. Detallaremos los datos:
Nombre: Nombre informativo para identificar el envío que crearemos
Tipo: Nos mostrará el tipo de interacción a enviar, en este caso hemos escogido "Reserva X días antes o después de fecha de check-in"
Día: Especificaremos cuando queremos realizar el envío (días antes o después)
Hora: Hora a realizar el envío automático.
Usuario de envío: Si al hacer el envío automático el usuario de creación es un portal se usará este usuario como remitente del correo automático
Plantilla: Escogeremos la plantilla que enviaremos.
Agencia: En caso de disponer de múltiples agencias, podremos seleccionar una en concreto o todas.
Destinatarios: Desde este apartado podemos especificar a quiénes le enviaremos este comunicado: cliente, contacto de la agencia, contacto comercial, propietario del inmueble de la reserva y otros, pudiendo concretar el idioma de la plantilla que queramos enviar.
Condiciones: En esta sección se podrá especificar a las condiciones que se tienen que dar para que el envío se realice.
Usuario creación: Podremos especificar en las condiciones de envío un usuario de creación para que se envíe o no se envíe.
Advertencia:
Forzar envío con fecha anterior
Si marcamos esta opción, forzaremos el envío en el mismo momento, de los envíos que no cumplan con las condiciones configuradas inicialmente.
3. Condicionales de envío
En este caso, haremos que el envío automático de éste documento, únicamente se envíe para las reservas que son hechas de clientes directos.
Marcaremos opción Enviar a: > directo.
Y haremos que el envío automático de este documente, no se envíe a las reservas de origen de los portales, pudiendo especificar uno en concreto.
No enviar a: > TTOO y Central
Listado de envíos
Desde el listado de envíos podremos ver toda la programación de envíos pendientes. Podremos seleccionar no enviar ningún email desde esta opción.
En las fichas de las reservas, se mostrarán los envíos programados y también nos permitirá seleccionar la opción de no enviar ningún email para esta reserva.
Tipos de interacciones con el cliente
Como ya hemos dicho, el servicio de envíos automáticos de net2rent permite el envío de emails programados desde el mismo PMS. En este apartado os queremos recomendar qué tipo de documento podéis programar para enviar al cliente en cuanto se cumpla finalidades concretas. Para ayudaros, hemos creado una linea de tiempo para que podáis ver qué notificaciones pueden o deben automatizarse en cada proceso.
1.- Presupuesto: El cliente recibe un correo con el presupuesto de uno o varios inmuebles.
Tipo de interacción: Presupuesto X días después de crearse.
2.- Recordatorio de presupuesto: X días después, recibe un recordatorio por si desea confirmar alguna reserva.
Tipo de interacción: Presupuesto X días antes o después de que caduque.
Guía rápida