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Proceso de Alquiler:

Fase de adquisición de un inmueble de alquiler:

1. La agencia llega a un acuerdo con el propietario donde informa de las características, precios, equipamiento y fotos del inmueble para su comercialización.

Fase de formalización:

1. Introducir los datos del propietario (en el caso de ser inexistente).

   • Añadir los datos del propietario desde “CRM > Contactos” rellenando toda la información necesaria.

2. Introducir toda la información del inmueble en la base de datos de net2rent.

   • Crear un nuevo inmueble desde Alojamientos > inmuebles, añadir, como mínimo, la siguiente información:

     • Tipo de comercialización: Alquiler

     • Consumo energético

     • Código de registro turístico (información imprescindible)

     • Cédula de habitabilidad

     • Referencia catastral (imprescindible para el modelo 179)

     • Descripción completa del inmueble en los distintos idiomas

     • Imágenes

     • Equipamiento

     • Precios

     • Disponibilidad

     • Accesorios

3. Generar el contrato con las condiciones pactadas y firmarlo con el propietario.

   • Generamos el contrato desde dentro del “Alojamientos > Inmuebles > Contratos” especificando fechas, condiciones especiales y si es un contrato garantizado, el importe.

4. Añadir los precios de venta al público en el inmueble (Si se pacta un precio con el propietario, debemos introducirlo también)

   • net2rent nos da la opción de crear una única tarifa si es necesario, para facilitar la introducción de precios para el inmueble con un mismo importe. De esta manera si tenemos diferentes inmuebles con el mismo precio simplemente deberemos seleccionar la tarifa en “Inmuebles > precios” (opcional).

5. Configurar las reglas de ocupación para el inmueble.

6. Configurar los extras disponibles para el inmueble.

7. Configurar los tipos de limpiezas que se van a generar de manera automática cada vez que se genere una nueva reserva (Ejemplo: limpieza de entrada, de salida, de cambio, etc…)

• Introducir el proveedor de limpieza en la base de datos de net2rent para después asignar a cada tipo de limpieza que se va a generar desde dentro del inmueble, siempre que sea necesario.

8. Activar el inmueble para su comercialización (Poner visible web si deseamos que aparezca públicamente en la web) (Poner Reserva online si se desea reservar online desde la web).

9. Activar en los portales necesarios y habilitar las fechas disponibles para reservar y la cantidad que queremos compartir (Esta gestión se realiza desde el apartado de Channel Manager).

Dar acceso al propietario desde la extranet de propietarios si es necesario para que pueda solo visualizar el calendario o gestionar el calendario del inmueble haciendo bloqueos para su uso particular.

Fase de comercialización del inmueble de alquiler:

Cliente interesado

1. Generar un presupuesto, en el caso de que el cliente esté interesado entre varios de ellos.

2. Generar una pre-reserva del inmueble.

3. Al generar una reserva, tenemos el calendario de disponibilidad bloqueado y de manera automática se generarán las limpiezas en el calendario de limpiezas.

4. Gestionar los pagos realizado por el cliente desde dentro de los pagos de la reserva.

• Dentro de los pagos de una reserva, podemos añadir qué tipo de pago ha realizado el cliente (pago inicial, pago extras, pago intermedio, pago final…)

• Los pagos asociados a una caja, se traspasan de manera automática a su caja correspondiente.

Promocionar una oferta puntual

Una oferta puntual es una manera de rellenar “vacíos” (días que no tienen reservas) de los inmuebles, donde nos permite escoger una fecha de entrada y una de salida y aplicar un precio fijo final.

1. Crearemos la oferta puntual desde “Promociones > Ofertas puntuales” (añadiendo el inmueble, las fechas de entrada y salida, el precio y los textos e imágenes que queramos que aparezcan en nuestra web).

2. Desde mailchimp podremos notificar a los clientes sobre esta oferta enviando un comunicado con dicha oferta.

Preparación de entradas

1. Tenemos la opción de ofrecer el check-in online (Mediante una plantilla enviada por correo electrónico días antes de la entrada, para que la información de los viajeros esté introducida con antelación a la entrada de la reserva) de esta manera se pueden evitar colas en la oficina.

2. Preparación de la documentación que hay que entregar en la oficina para que la espera del cliente no se demore al realizar este proceso. Podemos realizar una impresión masiva de todos los contratos para tenerlos preparados a la llegada del cliente.

Check in

1. Buscar en el listado de Gestión diaria (Entradas/Salidas) el código de reserva o nombre del cliente (desde “Administración > Gestión diaria (Entradas / Salidas)”)

2. Repasar los datos de la reserva y preguntar si el cliente desea algún servicio adicional para incluirlo.

3. Revisar los pagos realizados y cobrar el pendiente de la reserva (incluyendo la tasa turística) entregando el recibo de pago.

4. Cobrar o pre-autorizar en la tarjeta de crédito la fianza y entregar el recibo al cliente.

5. Realizar la factura si el cliente nos la solicita (se puede generar desde dentro de la ficha de la reserva o desde el mismo listado de Gestión diaria (Entradas / Salidas).

6. Introducir a todas las personas de la reserva. Es importante introducir el máximo de información de cada una de ellas para que al generar el listado de policía, aparezca toda la información necesaria, también se puede escanear la documentación (siempre que se disponga de un escaner de documentos vinculado con net2rent) y de manera automática se autocompleta los campos de la reserva.

7. Entrega de llaves, mandos (TV, parking..), WIFI y el material necesario para la estancia.

8. Desear una feliz estancia.

Check out

1. Recoger las llaves, devolución de mandos (TV, parking…), WIFI y el material entregado.

2. Revisar el inmueble para devolver la fianza o informar al cliente que se le devolverá cuando se revise el alojamiento.

Gestión de limpiezas

• Desde “limpiezas” se puede generar las órdenes de trabajo en un periodo determinado, podemos filtrar por agencia (si tenemos más de una agencia en la empresa) e incluso por proveedor.

• Desde net2rent podemos marcar que la limpieza se ha realizado cuando el inmueble esté limpio (desde “Limpiezas”), así el sistema automáticamente marcará el inmueble como Limpio.

Fase de finalización del contrato con el propietario:

1. Realizar las liquidaciones con el propietario en función a las condiciones pactadas inicialmente (comisión precio propietario, comisión precio alquiler o por diferencia de precios) Dentro de las liquidaciones podemos gestionar los pagos a cuenta, extras a cuenta del propietario, gastos y facturas.

2. Generar la factura final al propietario una vez se haya realizado el pago (El sistema generará automáticamente la factura de la comisión cuando se marque una liquidación como Pagada).

3. Volver a renegociar el contrato con el propietario para la próxima temporada.