Área del huésped
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- Francisco Moreno
Desde net2rent hemos trabajado para desarrollar una nueva herramienta que permite facilitar el registro de viajeros realizando el check-in online de forma fácil y segura. Además permitiremos el pago online de la reserva.
Configuración pagos
Si la agencia dispone de pasarelas de pago, es importante configurar estos métodos en net2rent para facilitar a los clientes el pago de las reservas.
Realizaremos esta configuración desde el menú de Configuración > Métodos de pago online
Al acceder a métodos de pago online seleccionaremos nuevo.
En este apartado cumplimentaremos los datos de nuestra pasarela de pago online que son facilitados por nuestro banco previamente (TPV virtual o Paypal) . Una vez rellenada esta información, guardaremos los cambios.
Importante:
En el caso de disponer el módulo de cajas activo, podremos asignar una caja a dónde irán estos pagos.
Configuración del Área del Huésped
En el PMS de net2rent, desde el apartado Configuración > Configurar empresa, en la parte inferior de la pantalla encontraremos la pestaña “Área del huésped”. Es desde esta pestaña desde donde podremos configurar ciertos aspectos del área del huésped y del chck-in online.
Desde esta pestaña podremos configurar los siguientes controles:
Permitir la posiblidad de pagar la fianza. Este selector dará a nuestro cliente la posibilidad de pagar la fianza o depósito del alojamiento desde el área del huésped. Si marcamos “No” el cliente deberá abonar la fianza en la agencia, si el alojamiento la tiene.
Permitir realizar check-in online aunque no esté completamente pagada. Con este selector, la agencia puede permitir o no a sus clientes realizar el check-in online aunque la reserva no esté completamente pagada. Si marcamos “No” no se podrán registrar ocupantes sin haber abonado los pagos pendientes.
Incluir tasa turística en el precio total. Si el alojamiento está en una comunidad autónoma en la que existe un impuesto o tasa turística, la agencia puede hacer, con este selector, que el importe de esta tasa se incluya en el precio total.
Firma obligatoria. Este selector hace que el usuario no pueda validar el check-in online si no incluye la firma digitral en el espacio habilitado para ello. Esto es muy útil después, a la hora de hacer partes de viajeros, que con la futura normativa, será necesario que incluyan la firma del huésped.
Notas de la agencia. En este cuadro de texto, la agencia puede incluir unas notas personalizadas. En este cuadro, que dispone de entradas en todos los idiomas disponibles, la agencia puede, por ejemplo, recordar al usuario las horas para la recogida de llaves, o números de teléfono de emergencias. Si la agencia no rellena este cuadro de texto con notas personalizadas, en el mismo espacio del área del huésped al usuario le aparacerán las Condiciones de Alquiler.
Una vez la agencia haya configurado cualquier aspecto de este panel, debe hacer click en “Guardar” para salvar los ajustes realizados.
Acceso al Check-in online
Es importante tener en cuenta cómo haremos llegar este acceso a nuestros clientes.
Sugerencia:
Podemos hacerles llegar éste acceso cuando la reserva se ha confirmado. O en un recordatorio de check-in online antes de 15 días de la llegada al alojamiento.
Por ejemplo: En este caso haremos el ejemplo de un documento de reserva:
Desde Configuración > Plantillas accederemos a la plantilla
Dentro de ella seleccionaremos la opción variables n2r
En este apartado podremos utilizar estas dos variables para acceder al area de mi reserva- check-in online disponemos de estas dos variables:
URL guests: {{guests_url}} esta variable nos redirige al área del huésped dónde podremos realizar el check-in incluyendo el número de reserva {{occupation.ref}} y el token {{token}} (código).
URL guests reserva: {{booking_guests_url}} esta variable nos redirige al área del huésped directamente sin ser necesario introducir ningún número de reserva.
En este caso utilizaremos la url guest de reserva, al enviar el documento, el cliente podrá ir directamente a hacer el registro seleccionando check-in online.
Formulario de registro
En esta sección el cliente podrá rellenar los datos de registro de los huéspedes para agilizar la entrada en el alojamiento y opcionalmente añadir un comentario para informar a la agencia. Estos datos se traspasarán a la ficha de los ocupantes de la reserva.
Importante:
Una vez enviados los datos del registro no se podrá acceder a rellenar los datos de check-in de nuevo
Una vez rellenado, en la ficha de la reserva nos mostrará la fecha del check-in online realizado:
Configurar envíos automáticos
Para informar a la agencia, podemos configurar un envío automático (Configuración > Envío automático) para notificar que se ha realizado el check-in online correctamente. Para ello, en este caso estableceremos el tipo de envío: checkin online. De manera que una vez que estos datos han sido rellenados se notificará a los destinatarios que especifiquemos.
De la misma manera también podríamos crear un envío automático de Check-in online, para informar al cliente, incluyendo en la plantilla las variables que creamos convenientes, y poniendo como destinatario, al cliente de la reserva.
Guía Rápida en Vídeo: Check-in online y Pago de las reservas desde el “Área del Huésped” de net2rent