En net2rent hemos puesto todo nuestro empeño para crear un sistema de gestión diaria de entradas y salidas que nos ayudará, desde un mismo listado, a poder gestionar el día a día de la agencia; controlando las entradas y salidas de huéspedes de los alojamientos, la información de los ocupantes y las acciones pendientes a realizar, como la gestión de cobros y facturas.
Gestión de entradas y salidas
Para acceder al listado de gestión diaria, solo tenemos que hacer click en el menú Administración > Gestión diaria. En este listado se muestran de manera agrupada, el número de entradas - en color azul - y de salidas - en color verde - del día en curso; permitiendo ver en un mismo listado toda la información necesaria de la reserva y pudiendo gestionar, desde el mismo listado, todas las acciones pendientes.
Es muy interesante saber que, desde los filtros situados a la derecha de la pantalla, podemos acotar las fechas de los días que se muestran en el listado. También podemos filtrar por alojamiento en concreto, el tipo de cliente, o por el usuario que creó las reservas.
El cuadro correspondiente a un día en concreto, es un listado por alojamientos, que muestra primero las salidas de huéspedes en el día, en color verde, y después las entradas de huéspedes del día, en color azul. En cada alojamiento, se muestra su referencia, con un enlace a la ficha del alojamiento, si el alojamiento está limpio o necesita de limpieza, el nombre del alojamiento, la capacidad del inmueble y por último el número de camas disponibles.
Entradas/Salida
En la línea de una entrada o una salida, se muestran siempre los mismos campos: en primer lugar, el número de referencia de la reserva, con un enlace al detalle de la reserva, las fechas en las que se realiza la reserva, la hora de entrada, el nombre del cliente, la referencia del cliente con un enlace a su ficha de detalle, el número de ocupantes adultos y niños y, por último, si la reserva tiene contratado algún extra.
Acciones
A la derecha de cada entrada o salida hay una serie de iconos informativos que nos permitirán tener información rápida sobre la reserva en cuestión, y que pueden estar en color azul o gris en función de si está realizada la acción que representan. Estos iconos son:
El icono de pagado, que cuando está en color gris, la reserva está pendiente de pago y si está en color azul, significa que la reserva está pagada.
El icono de factura, si está en color gris, la reserva está pendiente de facturar, y si está en color azul significa que la reserva está facturada.
El icono de entrada, si está en color azul, es que la entrada de huéspedes está realizada.
El icono de salida, si está en color azul, los huéspedes ya han salido del alojamiento.
Por último, encontramos un icono de acciones simbolizado por tres puntos verticales, que permite a la agencia realizar la entrada, o la salida de huéspedes de la reserva.
Realizar una Entrada
Veamos qué acciones pueden realizarse mediante este control al hacer una entrada.
Si en una entrada hacemos click en los tres puntos verticales, nos aparecerá un botón "Realizar entrada" al hacer click sobre él, se abrirá un cuadro de diálogo.
En primer lugar, se muestra a modo informativo el precio de la reserva, y la cantidad pendiente de pago. A su derecha encontraremos un campo para indicar la hora en la que se va a realizar la entrada.
Seguidamente encontramos el listado de extras contratados. En el caso de no haber contratado ningún extra, este listado aparecerá vacío. A continuación, encontraremos los controles para añadir ocupantes a la reserva. Estos ocupantes están limitados a la capacidad del alojamiento.
Nota: La gestión de Extras de una reserva también puede hacerse desde la pestaña “Extras” de la vista detalle de una reserva.
Más información sobre los Extras de una reserva en el apartado Extras
Añadir ocupantes a la reserva
Si hacemos click en el botón con el símbolo + (más), podremos añadir un nuevo ocupante a la reserva. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo con todos los campos necesarios para rellenar la información del ocupante, y la posibilidad de adjuntar fotografía, e imágenes del documento de identidad del ocupante.
Hay que señalar que, si la agencia dispone de un escáner de DNI configurado, desde el botón situado en la parte superior izquierda, podremos escanear el documento y automáticamente los campos de identidad quedarán rellenados.
Si desea conocer más información sobre el escaneo de documentos de indentidad en net2rent, puede visitar nuestro apartado “Scanners”
Una vez rellenados estos datos hacemos click en "Crear ocupante", y automáticamente volveremos al diálogo anterior, ya con el ocupante ingresado en la lista de ocupantes.
Nota: La gestión de Ocupantes de una reserva también puede hacerse desde la pestaña “Ocupantes” de la vista detalle de una reserva.
Más información sobre los Ocupantes de una reserva en el apartado Ocupantes.
Si le interesa, también puede consultar el apartado de Área del Huésped de net2rent donde los clientes pueden hacer el check-in online y añadirse como ocupantes de la reserva.
Añadir Pagos a la reserva
En el caso de que queden pagos pendientes, desde el botón situado en la parte superior derecha de este cuadro de diálogo, podremos añadir un pago, seleccionando el motivo del pago, el importe, el método de pago y la caja a la que se asignará el movimiento contable.
En la pestaña ‘Más opciones’, encontramos un cuadro para introducir comentarios sobre este pago y unos campos para indicar la fecha y la hora de la anotación del pago. Por último, una casilla de verificación donde podemos indicar que el pago ha sido validado. Seguidamente hacemos click en “Pago”, y volveremos al cuadro de diálogo anterior.
Nota: La gestión de pagos de las reservas puede realizarse también en la pestaña “Pagos” de la vista detalle de una reserva.
Más información sobre los Pagos de una reserva en el apartado Pagos
Generar Documentos
En la parte superior derecha encontraremos el selector de plantillas que nos permitirá generar un documento, por ejemplo, un recibo del importe pendiente de pago. Haciendo click sobre el icono en forma de impresora podremos imprimirlo o guardarlo en formato PDF.
Nota: La gestión de Plantillas de documentos en net2rent se realiza en el apartado Configuración>Plantillas.
Si desea obtener más información sobre Plantillas de Documentos en net2rent, puede visitar el apartado Plantillas
Por último, para terminar de realizar la entrada de huéspedes, solo tenemos que hacer click sobre "Realizar entrada", y los datos quedarán guardados en la ficha del detalle de la reserva.
Realizar una Salida
En el caso de una salida, en las acciones solo podremos indicar la hora de salida, y marcar la acción "Realizar salida".
Una vez realizadas la entrada y la salida, el menú marcado con el icono de los tres puntos verticales de la derecha de cada línea, deja de aparecer en la entrada o salida correspondiente en el listado.
Como podéis ver, es una pantalla que resume de forma generalizada la gestión diaria de entradas y salidas de huéspedes en los alojamientos de una agencia.