Net2rent nos da la posibilidad de añadir cadenas de referencia, con las que podremos seguir de forma automática un orden correlativo para indicar la referencia de los presupuestos, las reservas y los Alojamientos. De esta manera, esta referencia inicial aparecerá automáticamente implementada en el campo correspondiente, al crear un nuevo presupuesto, una reserva, o un nuevo alojamiento.
Para configurar esta funcionalidad, debemos ir a CONFIGURACIÓN > CONFIGURAR EMPRESA > CADENAS DE REFERENCIA. Nos aparecerán tres campos a configurar, según se trate de presupuestos, reservas o alojamientos. La configuración de estos tres campos es independiente uno de otro.
Cadena de Referencias de Presupuestos
En el primer campo, podremos configurar la cadena de referencias automáticas de los presupuestos. Aquí podremos configurar una cadena alfanumérica, esto es, de letras y números; con la posibilidad de añadir una variable. En el caso de los presupuestos la única variable disponible, es la de los dos últimos dígitos del año, simbolizada por la expresión %year%. Hay que indicar que los espacios en blanco quedarán eliminados.
Por ejemplo, vamos a indicar que los presupuestos en nuestra agencia, se creen con la cadena de referencia "PRESU%year%-". De este modo los presupuestos creados a partir de que guardemos el valor serán referenciados como PRESU21-1, PRESU21-2, PRESU21-3 y así sucesivamente.
Cadena de Referencias de Reservas
En el segundo campo, podemos especificar la cadena para numerar de forma automática las referencias de las reservas. Al igual que el anterior, podemos usar una combinación alfanumérica, con una serie de variables disponibles como son, por ejemplo, los cuatro últimos dígitos del año. Bajo el campo hay una pequeña ayuda contextual que nos indica las seis variables disponibles.
Por ejemplo, vamos a indicarle al sistema que las nuevas reservas se crearán siguiendo una cadena de referencia automática que sea "RESERVA%year%-". De este modo las nuevas reservas que se creen a partir de que guardemos el valor, serán referenciadas como RESERVA2021-1, RESERVA2021-2, RESERVA2021-3 y así sucesivamente.
Cadena de Referencias de Alojamientos
Por último, en el tercer campo, podremos configurar la cadena de referencias de alojamientos. Al igual que el anterior, podemos usar una combinación alfanumérica, en este campo, no disponemso de variables, el sistema añadirá un campo autonumérico al final.
Por ejemplo, vamos a indicarle al sistema que los próximos alojamientos que creemos a partir de guardar, se vayan referenciando como "APARTAMENTO-" de modo que los que se vayan creando nuevos empezarán por APARTAMENTO-1, APARTAMENTO-2, APARTAMENTO-3 y así sucesivamente.
Una vez indicadas las cadenas de referencias, haremos click en guardar, y a partir de ese momento, todos los presupuestos que creemos, todas las reservas que entren o que se creen y todos los nuevos alojamientos que introduzcamos en net2rent, quedarán referenciados de la forma que hayamos decidido. Esto podemos comprobarlo, creando un nuevo alojamiento, o creando una nueva reserva.